Контрольно-кассовая техника, торговое оборудование, кассовые програмы, приобретаются чтобы приносить прибыль компании. Поэтому по каждой единице техники проводится расчет совокупной стоимости владения или стоимости жизненного цикла (TCO, Total Cost of Ownership). Методика схожа с составлением бизнес-плана – учитываются разовые, периодические, ежемесячные расходы, срок эксплуатации.
Зная полную стоимость владения торгового оборудоания, легко оценить целесообразность его содержания, какую сумму нужно закладывать на него, сколько должны стоить коммерческие услуги с его привлечением. Если сделать расчеты правильно, будут исключены непредвиденные расходы, не придется экстренно прибегать к лишним тратам.

Прямые расходы

Покупная цена кассового оборудования представляет собой разовые затраты на приобретение техники «с нуля». В эту сумму включена стоимость кассы, её регистрация, обязательный комплект (фискальный накопитель и договор с ОФД).
К регулярным (периодическим) расходам относятся:

1. Плановая замена ФН.
2. Оплата договора с ОФД.
3. Техническое обслуживание (ТО).
4. Запчасти для ремонта.
5. Мойка, чистка.
6. Чековая лента.
7. Чернила.
8. Штрафы.

Суммы перечисленных статей расходов меняются исходя из активности эксплуатации, аккуратности использования. Но предприятию приходится закладывать бюджет на каждую единицу без исключения. Например, по средней наработке в месяц (квартал, год).

Административные расходы

Плюс к прямым затратам нужно учитывать административные, не связанные с приобретением или эксплуатацией техники. Например, к этой категории относится заработная плата кассира, аренда рабочего места кассира, отопление, потребленная электроэнергия, другие коммунальные услуги. Все это приходится оплачивать, а окупать должна контрольно-кассовая техника.
Источники появления административных расходов:

1. Кассира, программисты, обслуживающий персонал, их руководитель – это рабочие места с определенным окладом, больничными, отпусками.
2. Заявки на услуги, за счет которых окупается техника – это результат работы отдела продаж, менеджеры которого также получают зарплату, премиальные.
3. Техобслуживание, ремонт требует определенного оборудования – необходимо оснащать собственную службу или заключать договор аутсорсинга со сторонним центром технического обслуживания .

Перечисленные статьи расходов неизбежно увеличивают стоимость владения техникой. Ведь сама по себе она представляет собой лишь безвозвратные потери. Чтобы получить прибыль, потребуется вложить средства в персонал, его обучение, оснащение рабочего места. Плюс к этому понадобится привлечь бухгалтерию, чтобы было кому вести расчеты, фиксировать затраты-доходы.

Альтернативные расходы

Инвестиции в закупку торгового оборудования для собственного предприятия замораживает деньги, лишает бизнес определенной доли прибыли. Если техника приобретается для сдачи в аренду или оказания платных услуг, обеспечить окупаемость относительно легко. Сложнее стоит вопрос с содержанием, когда речь идет об торговом оборудовании, используемого для нужд персонала.
В обоих случаях есть риски расходов:

1. Поломки связанные с неаккуратным использованием, умышленное причинении вреда, кража оборудования.
2. Злоупотребление сотрудников в виде использования кассовой техникине по назначению, завышения цены ремонта, настройки или технического обслуживания.
3. Плохая работа отдела продаж, кассиров, официантов, иного персонала, задействованного в работах, необходимых для окупаемости техники.

Прогнозам этот тип затрат не поддается. Единственный вариант, это стремиться избегать их, а если не получается, то назначать виновных, погашающих непредвиденные расходы. Сюда относятся или страховые компании, или сотрудники, вина которых подтверждена. Чем больше торгового оборудования у компании, тем выше риски альтернативных расходов.

Как рассчитать стоимость владения торговым оборудованием

В общем случае TOC рассчитывается как общая величина затрат, которые несет владелец с момента приобретения техники до ее списания по истечении срока эксплуатации. Например, для некоторых моделей онлайн-касс он составляет 7 лет. Но руководителю интереснее цифры, которые влияют на работу в оперативной обстановке, например, ежемесячные расходы.
Обобщенный состав затрат на месяц:

1. Стоимость техобслуживания – от электричества до запчастей, услуг ремонтников.
2. Расходы на содержание – коммунальные платежи, аренда помещения.
3. Заработная плата – кассиры, официанты, программисты, товароведы, бухгалтерия, другой персонал.

Плюс стоит заложить резерв на «иные» затраты типа настройки в случае мелких доработок программного обеспечения, доработок программного обеспечение кассы в связи с изменением законодательства или перерасхода электричесва хололдильником из-за жары. Важно заранее рассчитать режим эксплуатации, чтобы на оборудование расходовался только запланированный бюджет. Иначе неизбежны простои, когда банально неоткуда взять деньги на срочный ремонт или доработку.
Формула расчета стоимости владения оборудования:
TCO = TCOp + TCA
где TCOp – это стоимость использования, расходы, затрачиваемые ежемесячно, периодически, а TCA – прямые траты. Последняя цифра получается путем деления общей суммы на количество месяцев, например, 5 * 12 = 60 месяцев. Если цена Эвотор 7.2 составляет 15 тыс. руб., то на каждый месяц будет приходиться сумма 1000 руб.
Получается, что точка самоокупаемости единицы транспортного средства находится на уровне 1000 тыс. руб. + TCOp. Если доходы от использования техники превышают затраты, значит, она приносит прибыль. В противном случае кассовое оборудование убыточено, а бюджет на его содержание требует пересмотра, оптимизации. Например, переход на онлайн-сервисы печати чеков, аренда оборудования, перехода на аутсорсинг бухгалтерии, техобслуживания.

Как снизить стоимость владения техникой

На стоимость владения техникой напрямую влияет размер разовых затрат и срок службы. Второй критерий часто не учитывается, хотя при рассмотрении формулы становится понятно, чем он выше, тем дешевле обходится оборудование из расчета одного месяца содержания. Вывод простой – нет смысла экономить на недорогой технике.
Есть еще особенности:

1. Заметно снижает нагрузку на бюджет покупка в кредит, с фиксированными ежемесячными платежами.
2. Многие продавцы торгового оборудования предоставляют расчеты по прямым затратам, остальные цифры придется считать самостоятельно.
3. Периодические расходы проще оптимизировать, если перевести их на аутсорсинг, вплоть до найма кассиров на период эксплуатации дополнительных кассовых мест.

Последнее помогает уменьшить бюджет за счет отсутствия налогов на персонал, отпусков, включая больничные. Более дорогая техника обычно реже ломается, требует меньше внимания технических служб. Снизить стоимость владения реально, главное, заранее провести расчеты, сравнить разные варианты и выбрать оптимальный.